Документооборот перевозчика и экспедитора. Заявка на ТЭО

Вопрос. Обязан ли экспедитор и перевозчик обеспечивать хранение заявок на транспортно-экспедиторское обслуживание на случай налоговой проверки?

Ответ. Заявка на перевозку груза (транспортно-экспедиторское обслуживание) не является первичным документом бухгалтерского учета и не заменяет такие документы. По нашему мнению, заявка не относится к категории документов, на основании которых налогоплательщиком ведется учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и налоговых обязательств (ст.44 НК Украины).

Что же представляет собой заявка на перевозку?

По своей правовой природе заявка – это соглашение (договор) на оказание услуг перевозки и сопутствующих услуг. Экспедиторы работают со своими клиентами, а также с перевозчиками по долгосрочным рамочным договорам. В таких договорах отсутствуют существенные условия оказания услуг, это всего лишь рамки будущего сотрудничества. И только с момента подтверждения или иного акцепта заявки исполнителем можно говорить о том, что стороны пришли к соглашению относительно доставки (организации доставки) конкретного груза по согласованному маршруту и в соответствии с другими оговоренными условиями. Таким образом, заявка при оказании услуг перевозки и ТЭД играет примерно такую же роль, как спецификация по договору поставки или допсоглашение к другому договору, в котором конкретизируются условия выполнения определенных работ, оказания услуг и т.д. С точки зрения организации документооборота, заявка на ТЭО – это элемент ведения договорной работы. Этим и определяется юридическое значение документа. При отсутствии у экспедитора подписанной перевозчиком заявки такой экспедитор в большинстве случаев не сможет доказать факт заключения договора и, например, при отсутствии автомобиля в месте загрузки и в оговоренное сторонами время, не сможет претендовать на возмещение ущерба или взыскание штрафных санкций с перевозчика.

Отсутствие оригиналов или копий заявок на момент налоговой проверки не приведет к негативным последствиям такой проверки при условии, что экспедитор надлежащим образом оформил первичные документы бухгалтерского учета (в первую очередь – акт оказанных услуг). Наши выводы о том, что договор (в том числе заявка) не является первичным документом бухгалтерского учета, подтверждаются и судебной практикой (см. постановление ВСУ от 15.12.2015г. по делу №21-4266а15).

Также экспедиторы оставляют себе копию или даже экземпляр ТТН, хотя товарно-транспортная накладная не является обязательным документом для экспедитора. 

Семинар для экспедиторов и перевозчиков в Киеве и других городах Украины

kievbusinesscentre.com.ua