Акти без підпису замовника: як перебудувати документообіг після 1 квітня 2026 року

З 1 квітня 2026 року виконавець має право провести в обліку акт, який замовник не підписував. Таку можливість відкрив Закон № 4791-IX, що додав до частини 2 статті 9 Закону про бухоблік лише один абзац. Бізнес відреагував одразу: в договорах з'являються умови про односторонні акти, в обіг входять рахунки з реквізитами первинного документа, рахунки-акти, інвойси та комбіновані форми.

Виглядає як спрощення. Насправді компанія, що відмовляється від двостороннього підписання, переходить на іншу модель документообігу, і ця модель вимагає значно сильнішого договору.

Що саме дозволив Закон № 4791-IX

Новий абзац частини 2 статті 9 Закону про бухоблік сформульований так:

«Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення».

Коментар до норми: спрощення працює лише за одночасного виконання трьох умов. Документ містить дату або період надання послуг. Письмовий договір прямо передбачає такий порядок документування. Операцію відображено в обліку в періоді її здійснення. Реквізити виконавця залишаються обов'язковими в повному обсязі, послаблення стосується тільки сторони замовника чи орендаря.

Для операцій за публічні кошти та за будівельними договорами нові правила не застосовуються.

Чому підписаний акт ніколи не був повним захистом

Податкова оскаржує реальність операцій і тоді, коли на акті стоять обидва підписи. Двосторонній акт не підтверджує якість послуг і не рятує від майбутніх спорів. Його справжня цінність була в іншому: простий, звичний механізм фіксації домовленостей, який заодно психологічно «закривав» операцію для бухгалтера та керівника.

Звідси й сила інерції. Вона приблизно така сама, як свого часу зі скасуванням обов'язкових печаток.

Суди, до речі, приймали односторонні акти й до змін. Верховний Суд у постанові від 04.09.2023 у справі № 910/5352/21 виходив з того, що акт, підписаний однією стороною, дійсний, якщо друга сторона не довела обґрунтованість своєї відмови від підписання. Непідписаний акт не означає, що операції не було.

Як бізнес працює без актів у ЄС і США

«У Європі всі працюють по інвойсах» — звучить у кожній дискусії на цю тему. Це правда, але лише половина правди. За інвойсом там стоїть ціла система, яка складалася десятиліттями.

• ЄС. Базовий документ операції визначає Директива 2006/112/ЄС про ПДВ. Інвойс, складений з усіма обов'язковими реквізитами, сам по собі дає право на податковий кредит, і жодна країна-член не може вимагати для цього додаткових документів. Окремий акт приймання-передачі в цій конструкції зайвий.
• Прийняття поведінкою. У договірній практиці ЄС, Великої Британії та США працює доктрина deemed acceptance: якщо замовник користується результатом робіт або спожив послугу і не заявляє претензій у договірний строк, то суд вважає послуги прийнятими. Саме тому контракти там детальні: строки на заперечення, наслідки мовчання, порядок комунікації тощо прописані наперед.
• США. У державних закупівлях приймання фіксує сам замовник за процедурою, визначеною контрактом, а оплата йде за інвойсом у 30-денний строк за Prompt Payment Act. Двосторонній акт як окремий документ у цій системі відсутній.
• Контроль переходить у дані. Італія пропускає кожен інвойс через державну платформу SdI, і без цього документ недійсний. Румунія з 2024 року вимагає подання інвойсів через e-Factura. Бельгія запустила обов'язковий B2B е-інвойсинг у січні 2026 року, Польща впроваджує KSeF. Податкова бачить операцію в момент виставлення документа, тож другий підпис їй непотрібен.

Український бізнес має взяти звідси не «інвойс замість акта», а зв'язку: детальний договір, зафіксована поведінка сторін і видимість операції для контролера.

Що прописати в договорі перед переходом на односторонні документи

Частина 2 статті 9 вимагає лише письмового договору з відповідною умовою. Формально цього достатньо. Але на практиці один пункт не захистить ні в господарському спорі, ні під час податкової перевірки. Зробіть більше:

Крок 1. Внесіть у договір пряме застереження: акт, рахунок або інвойс оформлює виконавець односторонньо, підпис замовника не є обов'язковим.

Крок 2. Опишіть послуги конкретно: склад, обсяг, результат, порядок погодження додаткових обсягів послуг.

Крок 3. Встановіть строк для зауважень замовника та зафіксуйте, що мовчання після його спливу означає прийняття послуг.

Крок 4. Визначте канал направлення документів і спосіб підтвердження їх отримання: сервіс електронного документообігу або адреси, зазначені в договорі.

Крок 5. Пропишіть порядок подання претензій та порядок визначення вартості, якщо вона залежить від фактичного обсягу.

Крок 6. Продублюйте головні застереження в самому документі. Напишіть у рахунку чи односторонньому акті, що оплата підтверджує відсутність претензій, а неподання зауважень протягом установленого строку означає прийняття послуг.

З новими та разовими контрагентами не поспішайте. Для «випадкового» партнера двосторонній акт досі залишається найбезпечнішим варіантом. Для постійних партнерів з напрацьованою практикою модель без другого підпису працюватиме комфортно.

Односторонній акт чи рахунок-акт: що обрати

Обирайте односторонній акт, якщо вагаєтеся. Причина проста: його складають після надання послуг або виконання робіт. Рахунок нерідко виставляють наперед, і остаточний обсяг робіт він не фіксує. Звідси три типові спори: коли послугу фактично надано, коли її прийнято та який обсяг сторони погодили.

Якщо все ж працюєте через рахунок з реквізитами первинного документа, переносьте захисні застереження безпосередньо в його текст. Про це вже йшлося у кроці 6.

Де відмова від другого підпису створює ризики

• Операції за публічні кошти та будівельні договори: пряма заборона в законі.
• Корпоративне ІТ і складні довгострокові проєкти. Тут результат спору вирішує фіксація етапів, завершення та наявності або відсутності дефектів.
• Роботи, за якими практика вимагає додаткових документів: протоколів, сертифікатів про завершення, погоджень результату.
• Контрагент без історії співпраці.

Коли настає перша подія з ПДВ за рахунком-актом

Візьмімо приклад. 5 червня виконавець оформив рахунок-акт за послуги всього червня, а самі послуги триватимуть до кінця місяця. Коли відбулося постачання? Чи не розцінить податкова такий документ як підтвердження вже наданих послуг? Однозначної відповіді поки немає, і найгостріше питання стоїть для безперервних послуг: бухгалтерського аутсорсингу, ІТ-підтримки, абонентського обслуговування.

У ЗЕД додається валютний вимір. Якщо «гуляє» дата постачання, оформлення документа чи прийняття виконання, змінюється дата визначення курсу. А отже, і сума курсових різниць.

Найближчими роками підходи бухгалтерів, аудиторів, юристів і контролюючих органів із цих питань розійдуться. Практика формуватиметься через індивідуальні консультації ДПС та перші перевірки.

Часті питання

Чи скасували акти наданих послуг?

Ні. Первинний документ залишається обов'язковим для бухгалтерії, але може мати довільну назву. Закон прибрав лише вимогу другого підпису, і тільки за умови, що сторони погодили це в письмовому договорі.

Чи достатньо одного пункту в договорі про односторонні акти?

Формально достатньо. Але радимо також прописувати порядок прийняття, строки зауважень і наслідки мовчання контрагента. Без цього договір не захистить у спорі про обсяг чи якість послуг.

Чи може інвойс замінити акт?

Може, якщо містить усі обов'язкові реквізити первинного документа та дату або період надання послуг.

Чи визнає суд акт без підпису замовника?

Так. Верховний Суд визнавав односторонні акти ще до змін, якщо замовник не довів обґрунтованість відмови від підписання (справа № 910/5352/21). З 1 квітня 2026 року позиція виконавця стала ще міцнішою.

З якої дати діють нові правила?

З 1 квітня 2026 року. Закон № 4791-IX ухвалено 24 лютого, підписано 16 березня та опубліковано 17 березня 2026 року.

Висновок

Модель без другого підпису підходить компаніям з повторюваними операціями, налагодженим електронним документообігом і якісно підготовленими договорами. Решті вона принесе складніші договори, нові формулювання в документах і податкові питання без усталених відповідей. Система стала гнучкішою. Простішою вона не стала.