Аутсорсинг бухгалтерії при штатному бухгалтері: коли податкова зніме витрати, а коли ні

У вас у штаті є бухгалтер або навіть ціла бухгалтерія, але для звітності з ПДВ, кадрового обліку чи представництва перед податковою потрібен ще й аутсорсер. Ви боїтеся, що витрати на такий аутсорсинг податкова визнає фіктивними просто тому, що бухгалтер у вас уже є. Цей страх має підстави, але закон на боці бізнесу, якщо договір оформлений правильно.

Головне за 30 секунд

• Закон №996-XIV прямо передбачає чотири форми організації обліку, і жодна з них не виключає інші.
• Наявність бухгалтера чи головного бухгалтера в штаті не позбавляє підприємство права укладати договір з ФОП або компанією на аутсорсингу.
• Податкова знімає витрати не за факт поєднання форм обліку, а за недоведену реальність господарської операції.
• Верховний Суд і Третій апеляційний адмінсуд у справі №160/25897/21 підтвердили: бухгалтерські послуги від ФОП або компанії при штатному бухгалтері є законною статтею витрат.
• Маркетингові та посередницькі послуги в тій самій справі суд не захистив, адже реальність операцій позивач не довів.
• Деталізуйте перелік послуг у договорі й підписуйте акт після кожного періоду.
• Розмежуйте письмово, що робить штатний бухгалтер, а що — аутсорсер.

Чи заборонено законом поєднувати штатного бухгалтера й аутсорсинг

Стаття 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV дає підприємству чотири варіанти організації обліку: ввести посаду бухгалтера в штат, найняти ФОП-спеціаліста, укласти договір з централізованою бухгалтерією чи аутсорсинговою компанією, або вести облік особисто керівником. Закон не пише «оберіть один варіант». Підприємство самостійно обирає форму. І закон не забороняє поєднувати штатну посаду з договором на аутсорсинг.

Це підтвердив Третій апеляційний адміністративний суд постановою від 29.01.2026 у справі №160/25897/21 (ТОВ «Адмотіс» проти ГУ ДПС у Дніпропетровській області). Колегія суддів прямо вказала: наявність у штаті вакансії бухгалтера чи головного бухгалтера не позбавляє підприємство права укладати цивільно-правові договори із суб'єктом підприємницької діяльності, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку. Формальне поєднання форм обліку не є порушенням саме собою.

Якщо ви тільки вибудовуєте модель обліку в групі компаній, корисно подивитися ширше: у матеріалі «Внутрішній аутстафінг: коли працює spin-off, а коли — shared services» ми розбирали, як оформлювати внутрішні сервісні функції без ризику перекваліфікації.

На яких підставах податкова знімає витрати на аутсорсинг

Податкова не ставить під сумнів сам факт укладення договору. Вона оскаржує реальність господарської операції та її ділову мету, тобто чи справді послуга надавалась і чи мала вона ділову мету.

Підставою для витрат тут є п.44.1 ст.44 ПК України: облік ведеться на підставі первинних документів, а формування показників звітності без таких документів заборонене. Об'єкт оподаткування податком на прибуток визначається за пп.134.1.1 п.134.1 ст.134 ПК України через фінансовий результат, скоригований на різниці з Кодексу. А розумна економічна причина, вона ж ділова мета, за пп.14.1.231 п.14.1 ст.14 ПК України існує тоді, коли операція має намір принести економічний ефект, а саме приріст або збереження активів платника чи створення умов для цього в майбутньому.

Чи може податкова просто заявити, що бухгалтер вам не потрібен, бо є штатний спеціаліст? Ні. Контролюючий орган повинен довести або фіктивність операції, або відсутність зв'язку витрат із господарською діяльністю, або відсутність первинних документів. Саму по собі наявність штатної одиниці підставою для зняття витрат закон не визнає.

До речі, у податковому законі ділова мета прописана досить вузько і стосується операцій з нерезидентами та трансфертного ціноутворення. Такого ж «вузького» підходу тримається і Мінфін. Але під час реальної податкової перевірки логіку ділової мети застосують і щодо внутрішніх операцій, просто зроблять це через зв'язок з господарською діяльністю. Як саме доводити ділову мету, ми детально розписали в матеріалі «Ділова мета в операціях з нерезидентами».

Що вирішив суд у справі ТОВ «Адмотіс»

ГУ ДПС у Дніпропетровській області за результатами перевірки за 2017–2020 роки нарахувала товариству податок на прибуток на 633 205 грн через невизнання витрат на послуги від фізичних осіб-підприємців: маркетингові, клінінгові, інформаційні, бухгалтерські, посередницькі, а також розробку комп'ютерної програми «Склад».

Важливо! Верховний Суд у постанові від 05.06.2025 розділив ці операції на дві групи. З маркетинговими та посередницькими послугами позивач програв, тому що реальність цих операцій суди визнали недоведеною. А от щодо бухгалтерських, клінінгових послуг і розробки ПЗ Верховний Суд визнав висновки попередніх інстанцій необґрунтованими й направив справу на новий розгляд.

При новому розгляді Дніпропетровський окружний адмінсуд, а за ним і апеляція, скасували донарахування в частині 423 143 грн. Ось як розподілились результати:

Вид послуг	Виконавець	Визнано судом	Ключова причина
Бухгалтерські	Два контрагенти	Так	Детальні акти, немає претензій до первинки, ст.8 Закону №996-XIV дозволяє поєднання
Клінінгові	Два контрагенти	Так	Пов'язані зі специфікою діяльності (аптечні приміщення), підтверджені звітами
Розробка ПЗ «Склад»	ФОП	Так	Податкова не заперечувала реальність, спір стосувався лише обліку витрат
Маркетингові	ФОП	Ні	Реальність і ділова мета не доведені
Посередницькі	ФОП	Ні	Те саме

Як оформити договір аутсорсингу, щоб витрати не зняли

Рекомендую прописувати в договорі конкретний перелік послуг: ведення бухгалтерського й податкового обліку, складання звітності, представництво перед органами влади, ведення звітності з ПДВ у «М.E.Doc», і не обмежуватись загальною фразою «бухгалтерські послуги» без деталізації.

Кейс із практики

Наприкінці 2019 року ТОВ у сфері торгівлі «звільнило» трьох бухгалтерів, згодом зареєструвало їх фізичними особами-підприємцями і уклало з ними договори про надання бухгалтерських послуг. У 2024 році в ході документальної перевірки орган ДПС поставив під сумнів витрати підприємства в сумі орієнтовно 600 тисяч гривень, а також спробував визнати відносини з ФОП трудовими. Підприємству вдалося відстояти цивільно-правовий характер правовідносин із виконавцями, а також витрати на оплату послуг, адже бухгалтерія підприємства велася, звіти подавалися тощо.

Приклад вище не універсальний. Позитивне рішення суду в цій справі підприємство багато в чому отримало тому, що інших бухгалтерів на підприємстві не було, а роботу хтось виконував. Проте якість первинки в описаному прикладі була «не на висоті». За наявності штатного бухгалтера, а тим більше — цілої бухгалтерії, відстояти витрати було б складніше. Тому переконливо рекомендуємо не обмежуватися у договорі загальними фразами при визначенні його предмету, а розписувати його детально за видом послуг, їх обсягом тощо, а також складати деталізовані акти наданих послуг.

Рекомендую підписувати акт після завершення кожного періоду, з описом фактично наданих послуг, і не обмежуватись одним актом за весь рік. Сукупність регулярних актів працює як доказ системності послуги, а не разової фіктивної операції.

Рекомендую письмово розмежувати функціонал: що входить в обов'язки штатного бухгалтера, а що делеговано аутсорсеру. Це можна зробити шляхом оформлення наказу, посадової інструкції або додатком до трудового договору, і не дублювати одні завдання для штатних бухгалтерів та сторонніх надавачів послуг. Таке дублювання — це перший аргумент податкової на користь фіктивності: навіщо платити двічі за одну функцію?

Окремо варто налаштувати управлінський контроль над обліком — про це ми писали в матеріалі «Як власнику контролювати бухгалтерію не занурюючись у деталі».

Які документи підтверджують реальність послуг

По-перше, договір з чіткою специфікацією. По-друге, акти приймання-передачі (акти наданих послуг) за кожен період з детальним описом обсягу послуг. Також: підтвердження подання звітності до контролюючих органів; листування щодо конкретних завдань. Доступ аутсорсера чи фахівця аутсорсингової компанії до кабінету платника чи бухгалтерської програми також є фактом, який підтверджує фактичне виконання, а не паперову формальність.

Важливо! Жоден із цих документів окремо не гарантує захист витрат. Суд оцінює сукупність: чи узгоджується предмет договору з реальними потребами бізнесу, чи відповідає вартість послуг обсягу їх надання, чи є в первинних документах суттєві недоліки.

Межа між податковою оптимізацією та ризиковою схемою тут дуже тонка — її ми розбирали в матеріалі «Законна економія на податках чи ухилення: де проходить межа».

Поширені запитання

Чи можна одночасно тримати бухгалтера в штаті і оформити договір аутсорсингу?

Так. Стаття 8 Закону №996-XIV прямо передбачає кілька форм організації обліку одночасно, і закон не обмежує підприємство одним варіантом.

Чи знімає податкова витрати автоматично при поєднанні штатного бухгалтера й аутсорсингу?

Ні. Підставою для зняття витрат є недоведена реальність операції чи відсутність ділової мети, а не сам факт поєднання форм обліку.

Що потрібно довести в разі перевірки?

Реальність господарської операції: акти, специфікацію послуг, зв'язок витрат із діяльністю підприємства та економічний ефект від операції.

Чи ризиковано оформлювати договір заднім числом?

Так. Дата договору має передувати датам актів. Розбіжність у датах є типовим аргументом податкової на користь фіктивності операції.

Чи можна делегувати аутсорсеру лише частину функцій, а не весь облік?

Так, і саме такий підхід зменшує ризики: чим чіткіше розмежовані завдання штатного бухгалтера й аутсорсера, тим менше підстав для тверджень про дублювання витрат.